外商實習日記| 前輩還沒說的事？
初入職場三個月，你不可不知道的工作秘辛。
Q1 來到尾聲。這個月經歷了開學、客戶專案合作、學長姐分享、與主管的 1 on 1、一日實習生的 Project Lead🤹♀️ 來看看這個月的 key takeaway 吧🧭
本文架構：
1. 學生與實習生的平衡 — 時間管理
2. 客戶專案合作 — What I Learned in Projects
3. 一日實習生 Kick off — 成為下一屆微軟實習生？
1. 學生與實習生的平衡 — 時間管理
9/14 開學後，不再像暑假能夠全心投入工作。發覺自己碰到以下三個問題
客戶或老闆在非上班時間找我，該立即回覆嗎？
上完課還要上班，上完班還要去公司，沒時間休息？
時間被工作跟課業瓜分，如何管理平日和周末行程？
請教過主管，職場上的學長姐，得到下列的建議，也提供大家評估的方式。1. 如果不馬上回訊息，造成的影響為何，自己能夠承擔嗎；
2. 善用零碎時間。這點我在之前的文章有提到如何進行時間管理。🧙♂️
在工作與生活產生衝突時有新的體悟，如何真正享受生活的要點：
1. 規律運動+控制飲食🏃♂️
2. 家人跟朋友相處👩👩👧👦
3. 留時間給自己👀
雖然行程滿檔，但我還是花不少時間跟朋友跟家人相處，可以找空檔時間：吃飯、周末活動，或是一起唸書也是個選項🤣
另外，在衡量工作與課業上的 Loading 一定要記得留 Buffer zone，若一開始就把時間塞滿，有緊急的 request 就會無法 handle。
🚩Rationale
吃澱粉讓人容易想睡覺、晚餐的時候減量成7分。
親密的人所提供的鼓勵是支撐的動力。
適當的留白，是我看完 The secret to self control | Jonathan Bricker | TEDxRainier 的心得，推薦給大家👩🏫2. 客戶專案合作 — What I Learned in Projects
最近剛好有舉辦實體活動的機會，很謝謝主管放心讓我成為 Project Owner，雖然第一次上場難免兵荒馬亂，但專案順利結束沒有捅出太大的簍子😹
如何當客戶與廠商間溝通的橋樑？
我所領悟到的秘訣是：保持溝通暢通。
在一個專案裡面涉及到跨部門，甚至是跨組織的人員。除了業務、客戶關係經理、產品行銷經理、產品行銷專員、公關公司等等，每個腳色都有不同的群組。而 Project Owner 需要確保的是所有人的資訊都是一致的。
在溝通的工具上除了 Microsoft Teams 以外，還有 Outlook 的信件往返，為了確保專案參與人員都得知最新的消息，我的作法是把每天更新的進度都用條列式 update 且 CC 各部門主管。
專案出包怎麼辦？
不得不說在處理專案上的細節與溝通往返相當瑣碎，過程中我也碰到了文宣品已經輸出但上面的資訊仍未更新的情況，這種時候一定要馬上告訴老闆！千萬不要怕被罵然後自己嘗試解決，越快讓老闆進來救火，越能避免損失。
同時，一定要謹記在心不要犯下同樣的錯。如果不斷犯錯的話很容易讓自己的 credit 越來越差😪
❗提醒：找老闆前先列出解決方案，而不是把爛攤子丟給別人解決，這樣更能顯示出危機處理的能力與解決問題的思考方式。甚麼時候應該 Report back？
每個主管希望收到進度的頻率不同，我們的習慣是 Weekly sync-up，還有碰到問題的時候立即提出。但我在跟廠商溝通文宣品的顏色時碰到無法處理的難處，這時候也要適時的通知主管，才能更有效的解決溝通不良的問題。有時候主管的權限比較大，廠商有可能更願意聽老闆們的指令🧙♀️
3. 一日實習生 Kick off — 成為下一屆微軟實習生？
去年三月，微軟舉辦了八場一日實習生的活動，主要是讓對申請實習有興趣的大專院校學生有機會能到總部一探究竟，更了解申請的技巧與實習期間的工作內容。
今年有機會接下一日實習生的總召，也很感謝身邊的朋友、同事願意協助這項專案的進行，下周二要 Kick off，希望一切順利🚗
有不少學弟妹問我要怎麼申請行銷相關的實習，微軟預計在十一月、十二月會開始進行校園說明會，二三月會有程式相關的競賽跟工作坊、三月份則是一日實習生的活動🎈相當精采，可以把握這些機會詢問前輩們申請的經驗與工作上的心得，但要記得禮貌🤠
在職場上沒有人有義務幫你，問問題的時候應該注意禮貌，也別忘了謝謝這些大方分享的學長姐。
順便分享一下後天要跟在美國總部 mentor meeting 打算詢問的問題：
- 畢業之後為何選擇先工作再念研究所？
- 在美國的工作內容？文化與種族差異在工作上的影響？
- 畢業的第一份工作如何選擇產業？產業跟職位的重要性？
距離 2021剩下三個月，期待在 Q2 能處理的新專案與挑戰都能順利。紀實稍嫌雜亂，但也象徵了豐腴的收穫🌾
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